Найчастіше ключ ЕЦП (електронно цифрового підпису) ФОП в ІТ сфері використовує під час подання звітів, або при реєстрації (внесення змін до реєстраційних документів в держреєстратора). На сьогодні є безліч компаній, які видають платно або безкоштовно ключі ЕЦП. Серед них найбільш поширеними є MeDoc, iFin, Sonata – платні. У пунктах сертифікації ключів АЦСК ІСД ДФС при податкових Ви зможете безкоштовно отримати даний ключ. Крім того, можна так само користуватися ключами Приватбанку. Звичайно ж вирішувати Вам, які ключі використовувати, як на мене – навіщо платити за те, що можна зробити безкоштовно і дуже навіть не погано дані ключі можна використовувати в електронному кабінеті сайту ДФС. У ФОП немає мега-бухгалтерії, щоб була потреба у використанні платних ключів, тим більше що термін дії платного ключа – 1 рік, а ключа АЦСК – 2 роки.

Я хочу зупинитися саме на ключі АЦСК ІСД ДФС, так як завдання бухгалтера заощадити ресурси – в даному випадку грошові та часові (ключ на 2 роки видається).

Отримати ключ Ви можете в будь-якому пункті сертифікації ключів України, перелік яких Ви можете знайти на сайті acskidd.gov.ua в розділі «контакти». Тут же Ви знайдете в розділі реєстрація користувача бланк заяви (реєстраційної картки) на отримання ключа ЕЦП і приклад його заповнення. Крім заяви Вам знадобиться:
• Копія паспорта + оригінал;
• Копія ідентифікаційного коду + оригінал;
• Флешка або диск CD-R;
• Реєстраційна картка.

Це основний перелік, детальніше зможете ознайомитися з переліком документів на тому ж сайті, Який вказано вище.

Для здачі звітів рекомендую використовувати електронний кабінет платника на сайті ДФС: cabinet.sfs.gov.ua

При вході вибираєте АЦСК, в якому Ви отримували ключ, вибираєте ключ, прописуєте пароль, натискаєте кнопку «зчитати» і «увійти».

Зупинюся на вкладках, Яким Ви як ФОП будете користуватися найчастіше:

1) Облікові дані платника податків – тут ви знайдете інформацію про ваші реєстраційні дані, в тому числі дані про відкриті рахунки, в реєстрації вас платником єдиного податку – і тут є такий рядок, як «дата анулювання» – на неї раджу звертати увагу щоквартально, в початку нового кварталу. Так як буває податківці без попередження позбавляють єдиного податку, і ви, нічого НЕ знаючи про те, продовжуємо приймати оплати, хоча Ви насправді вже знаходитеся на загальній системі, а тут вже зовсім інші ставки по податках: 18% ПДФО, 22% ЄСВ і 1,5% військовий збір – всі податки вважаються від чистого доходу, за умови, що витрати документально підтверджені. Тому якщо раптом ви виявили запис в цьому рядку, припиніть приймати оплати до з’ясування ситуації і повернення єдиного податку.

2) Стан розрахунків з бюджетом – тут ви зможете побачити свої нарахування і виплати та недоїмки по сплаті податків. Вони, щоправда, не завжди бувають правдивим. Але загальне уявлення ви зможете мати. Тут раджу дивитися не просто переплату, а відкривати конкретний податок і дивитися по виплатах і нарахування – чи збігається з вашими звітами і оплатами. Так як бувало, що податкові НЕ розносили оплату, і у ФОП виникла б недоїмки і довелося б платити штраф, якщо вчасно не помітите. Або ви могли забути вказати свій ІПН в призначення платежу і оплата повисла на нез’ясованих платежах. Звіряйте і нарахування, оскільки буває машинально не ту цифру вбили в декларацію – завищили собі нарахування – виникла недоїмка, і через пів року вас позбавлять єдиного податку.

3) Ведення звітності – тут по суті ви здаєте звіти. Для початку вам потрібно вибрати потрібний період, натискаєте кнопку «створити», вибираєте потрібний звіт, які вам необхідно здати. Виберіть стан документа. Якщо раніше ви вже здавали такий же звіт, ви можете створити цей на основі попереднього. Але якщо раніше ви здавали звітний, а тепер вам потрібно здати Уточнюючий, то на підставі попереднього ви НЕ зможете це зробити. Вносьте дані в звіт – кнопка перевірити – зберегти – ставите галочку біля звіту, який необхідно відправити, натискаєте підписати, підтягуєте ключ, прописуєте пароль, зчитати – підписати, знову галочку навпроти звіту і натискаєте кнопку відправити. Через якийсь час повинна прийти квитанція № 2 з підтвердженням про прийняття звіту. Якщо звіт не прийнятий – це буде вказано в квитанції і потрібно виправити помилку і відправити знову.

4) Перегляд звітності – в цьому розділі ви можете переглянути всі звіти, які ви раніше здавали – не тільки через електронний кабінет, а й через інші програми, або вручну в податковій.

Ось власне і все. Ще один нюанс – пароль до ключа забувати не можна, так як відновити його НЕ можливо – доведеться отримувати новий ключ ЕЦП.

Наталя Юдіна 12.04.2018