Найбільш поширеним документом, з яким знайома більшість IT-підприємців, є інвойс або рахунок-фактура. Проте, далеко не всі знайомі з нюансами оформлення цього документа і усіма функціями, які він виконує. Розберемося з цим в нашій статті детально.

Перш за все, зазначимо, що на думку Мінфіну України, яка зафіксована у листі N 31-34000-20/23-4579/4800, рахунок-фактура є документом інформаційного характеру, а не первинним документом. Норми його складання зазначені в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Згідно з останнім, в інвойсі необхідно зазначати наступні дані:

• назва документу;
• назва підприємства;
• дата виписки рахунку;
• предмет господарської операції, а також одиницю його обчислення;
• особистий підпис відповідальної за здійснення операції особи з зазначенням її посади.

Інвойс замість акту приймання-передачі виконаних робіт

Повертаючись до функціонального призначення інвойсів, розглянемо як саме вже згадуваний закон про бух. облік визначає поняття «первинний документ», та чи можна згідно з цим віднести до цієї категорії інвойс. Згідно зі статтею 1 відповідного законодавчого акту, первинний документ має містити інформацію щодо здійсненої господарської операції. Проте необхідність наявності саме підтвердження факту здійснення операції не зазначається.

Звідси можемо дійти висновку, що рахунок-фактура, який містить дані про якусь господарську операцію, все ж може вважатись первинним документом. Таким чином, інвойси можуть бути замінниками актів приймання-передачі виконаних робіт, що значно полегшує ведення підприємницької діяльності для IT-спеціалістів.
Підтвердження цього можна також знайти в законодавчих нововведеннях, а саме у нормах Закону України №  1724-VIII. Тут прописана можливість для рахунку-фактури виступати в якості підстави для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку замість складання акту приймання-передачі. Проте, слід звернути увагу на умову, при якій це можливо, – інвойс має бути оплачений!

Важливим також є закріплення у договорі умови про те, що обидві сторони згодні, що в їхньому випадку документом-підтвердженням надання та приймання послуг буде не акт, а інвойс. Наприклад, ви можете прописати, що «оплата згідно інвойсу одночасно є свідченням надання послуг в повному обсязі та їх прийняття, і підтвердження кінцевих розрахунків між Сторонами».

Ще одним важливим нюансом можливості підтверджувальної дії інвойсу є мова його складання. Українське законодавство закріплює норму, згідно з якою все документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку має бути надано українською мовою. Це часто і стає перепоною в IT сфері. Адже ці підприємці часто мають справу з іноземними контрагентами. ДПС для цього випадку зазначає необхідність мати автентичний переклад інвойсів на українську. Або ж, легше всього одразу складати документ двома мовами – українською і, наприклад, англійською.

Інвойс чи акт – «за» та «проти»

Підсумовуючи, бачимо, що інвойси все ж здатні замінити акти приймання передачі. І часто в своїй діяльності підприємці таки нехтують актами і використовують саме рахунки в якості підтвердження господарської операції. Проте, ми все ж рекомендуємо укладати акти приймання-передачі послуг, аби уникнути питань з боку податкової. Позиція податківців з цього питання зараз неоднозначна.

Вікторія Чушенко 24.09.2021