Самостоятельное ведение бухгалтерии ФЛП. Можно ли обойтись без бухгалтера?
Часто спрашивают во время консультаций: «Смогу ли я сам (а) вести бухгалтерию своего ФЛП?! Если кто-то это умеет делать, то почему я не смогу?» Но, здесь вопрос в другом:
— Есть ли у вас желание разбираться в деталях бухгалтерии ФЛП?
— Есть ли у вас время на ведение бухгалтерии самостоятельно?
Многие считают, что ФЛП легко вести, что бухгалтерии почти там нет, однако это не так. Есть куча нюансов, которые нужно учитывать. Беда в том, что многие из ФЛП не обращают внимание на них. А это в свою очередь может привести к штрафам. В данной статье мы не будем призывать вас к тому, чтобы пользоваться исключительно услугами бухгалтера. Лишь поделимся горьким опытом других ФЛП, которые приходили к нам со своими проблемами, чтобы призвать вас серьезнее относиться к бухгалтерии своего ФЛП.
- ФЛП забывают вовремя платить налоги или платят на другие счета. Наличие долга по уплате налогов на первое число в течение двух последовательных кварталов приводит к лишению ФЛП единого налога. Причем сегодня даже за сумму долга в 1 копейку могут лишить единого налога. Следует учитывать, что налоговая не сообщает ФЛП заранее о возможном лишении единого налога, а просто лишает. Информация о наличии или лишении единого налога отражается в электронном кабинете в меню «Учетные данные». Иногда предприниматели годами работают, считая себя плательщиком единого налога, а на самом деле их его лишили уже давно, и они находятся на общей системе налогообложения. Напоминаю, что на общей системе ФЛП должен уплатить от суммы чистого дохода следующие налоги: НДФЛ в размере 18% и военный сбор в размере 1,5%; и начислить ЕСВ в размере 22,0%. При этом расходы должны быть документально подтверждены. Кроме того, если ФЛП вовремя не уплатил налоги или ЕСВ, ему нужно будет уплатить штраф и пеню. Помните, что по ЕСВ нет срока давности!
- Использование таких электронных сервисов для сдачи отчетности как taxer.ua и ему подобных. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что использование данных сервисов — это зло! Нет, просто эти сервисы немного расслабляют предпринимателя, он доверяет сервисам, однако данные сервисы — это не люди, они не спросят о нюансах в вашей работе, не подскажут вам, как лучше поступить в том или ином вопросе. Сервис напомнит вам о сроках уплаты налогов и подачи отчетов. Однако, не всегда ФЛП сразу после напоминания может оплатить налоги или подать отчет, из-за загруженности может забыть сделать это позже.
Недавно к нам обратился ФЛП, который пользовался одним из таких сервисов, подавал декларации некоторые вовремя, некоторые нет, получал квитанции об их принятии и искренне верил, что у него все в порядке. Оказалось, что его из-за долга лишили единого налога еще в 2016 году. Почти 4 года ФЛП работал, считая, что он находится на едином налоге. Остается только надеяться, что не будет в ближайшие три года аудиторской проверки, поскольку нужно будет оплатить огромные налоги и штрафы. И даже если в последующие три года удача вам улыбнется, и аудитор вас не вызовет на проверку, то по ЕСВ нет срока давности, в любое время могут начислить сумму ЕСВ не из минимальной заработной платы, а с суммы чистого дохода. А в большинстве ФЛП сферы ИТ расходов почти не имеют.
- Регистрация плательщиком единого налога. При подаче заявления на упрощенную систему ФЛП или вообще не подают заявление на упрощенную систему налогообложения, или подают с ошибками, им отказывают в едином налоге, о чем ФЛП не знают, и работают, считая, что находятся на едином налоге.
Другой ФЛП решил сам регистрировать свой ФЛП. Подал заявление на упрощенную систему налогообложения при онлайн регистрации и не проверил информацию о пребывании на едином налоге. А по техническим причинам заявление не попало в налоговую и ФЛП находился на общей системе налогообложения.
ФЛП вовремя подавал декларации плательщика единого налога, получал квитанции №2 об удачном принятия деклараций. Однако ему повезло больше — через два квартала он получил письмо от налоговой, что его декларация за 1-й квартал не может быть принята, поскольку он находится на другой системе налогообложения. Беда в том, что начисление единого налога в этом и в выше описанном случае проводилось согласно поданных деклараций и ФЛП были уверены, что все в порядке.
- Беспечное отношение к наличию первичных документов. Так как банки перестали требовать контракты для подтверждения валютных операций, а удовлетворяются инвойсами, многие из ФЛП или вообще не оформляют документы, или держат их в не надлежащем виде. И при прохождении аудиторской проверки могут или получить штраф за отсутствие документов, или полученные ими доходы могут расценить как полученные доходы за другие услуги, на оказание которых ФЛП нет зарегистрированных КВЭД. А это в свою очередь может привести к тому, что ФЛП могут лишить единого налога после квартала, в котором было выявлено нарушение в том числе и задним числом.
Часто спрашивают: Можно ли не подписывать акт оказанных услуг, а лишь выставлять инвойс? Да, если инвойс соответствует требованиям обязательных реквизитов для первичных документов:
— название документа (формы);
— дата составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем хозоперации;
— единица измерения хозоперации;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления;
— личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в хозоперации. Согласно п. 2.4 Положения № 88 на документах, составленных в электронной форме, проставляется электронная подпись лица. То есть инвойс должен быть подписан с двух сторон.
- Неуплата ФЛП других налогов, которые применяются к нему как к физическому лицу. Среди таких налогов чаще всего — земельный налог и налог на недвижимость. Из-за долгов по данным налогов ФЛП могут также лишить единого налога. Начисление данных налогов и реквизитов для их оплаты можно увидеть в своем электронном кабинете налогоплательщика.
За долги по ЕСВ единого налоге не лишают, так как это не налог, а взнос.
Это основные моменты, на которые чаще всего ФЛП недостаточно серьезно обращают внимание. Если вы решили самостоятельно вести бухгалтерию своего ФЛП, призываем вас:
- Регулярно проверять свой электронный кабинет на предмет наличия долга (меню «Состояние расчетов с бюджетом») и не лишили ли вас единого налога (меню «Учетные данные»).
- Следить за изменением реквизитов для уплаты налогов.
- Надлежащим образом оформлять первичные документы. Самый оптимальный вариант, когда все-таки ФЛП имеет договор и акт, или надлежащим образом оформленный инвойс. Наличие документов необходимо и для получения дохода в гривне!
- Следите за изменениями в Законодательстве, поскольку в последнее время мы получаем от наших чиновников много инициатив, однако, не все они доходят до уровня «Закон принят». Следует различать, что уже введено в действие, а что пока ещё на этапе рассмотрения. С уже принятыми инициативами вы можете ознакомиться на нашем сайте здесь.
Легкомысленность, или простая нехватка времени на изучение всех нюансов могут привести к плачевным последствиям. Учитывайте, что:
- Наличие долгов могут привести к аресту счетов и имущества, к запрету выезда за границу
- Лишение единого налога приведет к тому, что следующие четыре квартала вы не сможете воспользоваться правом на единый налог и возможно, к оплате огромных налогов во время пребывания ФЛП на общей системе налогообложения.
Мы поделились с вами опытом работы с частыми ошибками ФЛП. Вам решать: воспользоваться ли услугами бухгалтера, который работает постоянно в этой сфере, знает все нюансы, регулярно контролирует ситуацию в электронном кабинете и несет ответственность за своевременность уплаты ваших налогов и предоставления отчетов; Или потратить время на то, чтобы во всем разобраться самостоятельно, постоянно следить за изменениями и самому вести бухгалтерию своего ФЛП. В любом случае к бухгалтерии ФЛП следует относиться серьезно!
Желаем вам не допустить проблем в бухгалтерии ФЛП!
Наталя Юдіна
25.03.2020