Для IТ-предпринимателей инвойс, то есть счет-фактура, является едва ли не самым главным документом в их деятельности. С его помощью можно получить оплату за предоставленные услуги, также он может заменить акт приема-передачи выполненных работ.

Таким образом очень важно понимать, как правильно его составлять, поэтому мы рассмотрели все особенности оформления инвойсов в сегодняшней статьи.

Инвойс – первичный документ

Правильно оформленный инвойс является первичным документом. В то же время законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» закреплено обязательное условие первичного документа — он должен содержать сведения о хозяйственной операции. Статьей 9 этого же закона предусмотрены также реквизиты, которые должны иметь первичные документы, среди них:

• название документа;
• дата его составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

При наличии в инвойсе всех перечисленных реквизитов, инвойс может заменить акт приема-передачи оказанных услуг и будет служить для предпринимателя первичным документом. Также обратите внимание, что инвойс должен быть расширенным, то есть вы должны предусмотреть, за какие услуги вы получите оплату, кто плательщик, какая стоимость предоставляемых вами услуг.

Также важным признаком инвойса как первичного документа является его оплата. Так письмом Минфина от 16.02.17 г. № 31-11410-06-5/4339 определено, что оформленный надлежащим образом счет-фактура (инвойс) может выступать основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции по поставке товаров, работ или услуг без составления акта приемки-передачи только в том случае, если по нему есть оплата и подтверждающие документы об этом.

В частности, одним из таких документов может выступить расчетный или кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, платежное поручение, квитанция к доходному кассовому ордеру или другое.

К тому же, счет-фактура может быть составлен как в бумажной, так и электронной форме, главное – он должен иметь реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию (те реквизиты, перечень которых указан выше).

Язык оформления инвойса

Следует также обратить внимание на язык заключения инвойса: так, согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете № 88, все первичные документы должны быть составлены на украинском языке. В то же время, в сфере IТ предприниматели часто имеют дело с иностранными контрагентами, как быть в таком случае?

В соответствии с позицией налоговиков, изложенной в общедоступном информационно-справочном ресурсе ГНС — те документы, которые считаются основанием для записей в бухгалтерском учете и при этом составлены на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский. Поэтому мы рекомендуем делать инвойсы сразу двуязычными.

В целом, к подготовке инвойса следует относиться очень ответственно, ведь неправильные данные и цифры в инвойсе могут стать причиной его недействительности и поводом для отказа в оплате.

Неправильно оформленный инвойс может значительно усложнить проведение платежа и увеличить сроки оплаты. Поэтому, если вам нужна помощь в подготовке инвойса – вы можете обратиться к специалистам БИП, что значительно сэкономит ваше время и снизит риски допущения ошибок.

И помните, что нужно обязательно хранить все выставленные вами инвойсы, ведь кроме того, что они необходимы вам и вашему заказчику, их также нужно хранить для банка, налоговой и других контролирующих органов.

Забоцька Інна 28.06.2022

Подписаться на новые статьи