Регистрация ПРРО и РРО

Круг субъектов предпринимательства, которые должны применять регистраторы расчетных операций (РРО), сейчас достаточно широкий. У вас обязательно должен быть зарегистрирован РРО или ПРРО, если вы осуществляете продажу товаров или предоставляете услуги, работаете в сфере торговли, общественного питания и услуг, независимо от формы расчета (наличные/безналичные), а также если вы принимаете наличные деньги для выполнения платежных операций.

Исключением являются ФЛП 1 группы единого налога, которые осуществляют продажу товаров с лотков, прилавков или оказывают бытовые услуги населению. Им разрешено регистрацию РРО/ПРРО не производить.

Также не регистрировать РРО, ПРРО, не использовать регистратор можно тем ФЛП, что принимают платежи исключительно на IBAN. Обычно это поставщики услуг – в сфере ИТ, например, когда предприниматель сотрудничает с компаниями и заказчиками и оплата производится на IBAN. Такой вариант может быть актуален для ФЛП на 3 группе упрощенной системы налогообложения.

Важный нюанс: чтобы не применять регистратор, вы должны все платежи принимать на IBAN. Если во время ведения деятельности хотя бы одна оплата была произведена на карточный счет или наличными – нужно подумать о регистрации обычного или программного РРО для ФЛП.

Не применять регистратор вправе предприниматели также в определенных случаях, что поданы в ст. 9 Закона об РРО. Чтобы точно знать, нужна ли вам регистрация РРО, ПРРО, лучше обратиться за консультацией юриста и обсудить с ним все аспекты ведения деятельности.

Однако список исключений очень ограничен. И использовать регистратор должны практически все предприниматели, которые ведут деятельность, получают оплату за свои товары, услуги. При этом многие из них не знают, как зарегистрировать программный регистратор расчетных операций или обычный РРО, какая между ними разница, что нужно указывать в заявлении и куда его подавать, какие документы понадобятся и тому подобное.

Мы в БИП имеем большой опыт предоставления услуги регистрации РРО и ПРРО для ФЛП, поэтому знакомы со всеми тонкостями порядка проведения процедуры.

Почему ФЛП важно зарегистрировать ПРРО или РРО?

В случае отсутствия РРО в вышеперечисленных случаях законодательством предусмотрены санкции, а именно штрафы:

• 100% стоимости проданных с нарушением товаров (работ, услуг) – за нарушение, что было совершено впервые;
• 150% стоимости проданных с нарушением товаров (работ, услуг) – за каждое последующее нарушение.

Учитывая предусмотренные законодательством санкции, регистрация РРО или ПРРО для ФЛП является очень важной, поэтому советуем приобрести фискальный регистратор или программный и легально вести предпринимательскую деятельность. Мы, в свою очередь, поможем с регистрацией кассового аппарата или программного РРО.

Кейс клиента, что нарушил требования касательно РРО, ПРРО

Сейчас нарушения, связанные с регистрацией РРО и ПРРО, использованием кассовых аппаратов, программных решений являются наиболее распространенными среди причин начисления штрафов. Налоговая пристально следит за соблюдением законодательных требований, а предприниматели не всегда соблюдают правила и нормы.

Ниже расскажем о ситуациях наших клиентов, которые мы помогли решить.

Отсутствие регистрации РРО, ПРРО

ФЛП на едином налоге 2 группы начал продавать технику через интернет, даже выбрал и купил программный регистратор. Но не зарегистрировал ПРРО и не использовал – ждал бухгалтера, как потом нам объяснил.

В ходе проверки налоговая выявила отсутствие регистратора и сразу насчитала штраф – 100% от суммы операций, проведенных без кассового аппарата (программного регистратора). И получилась сумма штрафа в размере более 45 000 грн. Избежать такого финансового наказания можно было просто – обратившись к нам и заказав услугу регистрации ПРРО.

Конечно, ФЛП уплатил штраф и после этого мы зарегистрировали программный регистратор, кассира. Сейчас предприниматель работает с регистратором, выдает покупателям фискальные чеки и штрафов больше не боится.

Процедура регистрации РРО для ФЛП

Перед тем, как зарегистрировать кассовый аппарат, нужно подробно изучить порядок проведения действий. Заявление на регистрацию РРО и ПРРО подается в налоговую службу, по месту учета ФЛП как налогоплательщика.

Регистрация кассовых аппаратов осуществляется при условии, что модификация устройства отвечает установленным требованиям, срок службы не истек (указывается в технической документации).

Какие документы нужны для регистрации РРО?

Ранее список был достаточно большой, сейчас же для регистрации РРО достаточно подать заполненное заявление и иметь документы, которые удостоверяют личность заявителя и предоставленные ему полномочия (паспорт или ID-карта, ИНН, доверенность на представительство интересов, заверенная нотариусом) – если регистрация РРО осуществляется офлайн. Также необходимы данные о ФЛП, сам регистратор. Для перерегистрации РРО необходимо предоставить регистрационное удостоверение.

Порядок проведения процедуры регистрации кассового аппарата:

1. Покупка регистратора расчетных операций. При покупке РРО вы заключаете договор и должны получить документ (расходную накладную и др.), что подтверждает факт владения устройством.
2. Заключение договора с Центром сервисного обслуживания (ЦСО).
3. Подача заявления №1-РРО в налоговую.

ГНС может отказать в регистрации РРО, если такой РРО уже был зарегистрирован или в налоговой есть данные о его краже, когда модель устройства не входит в Государственный реестр РРО, не соответствует области применения.

Также не осуществят регистрацию для ФЛП, данные о которых отсутствуют в ЕГР или которые состоят на учете в другом отделе ГНС, если нет уведомления ЦСО и по другим причинам, определенным в порядке регистрации РРО. Отказ в регистрации РРО направляется в течение 2 рабочих дней.

ПРРО или классические регистраторы – что выбрать?

Сейчас на рынке активно распространяются программные регистраторы – специальные компьютерные программы, которые являются альтернативой кассовым аппаратам. Они имеют как свои преимущества, так и недостатки: являются более удобными и бюджетными по сравнению с классическими, однако возможность их использования часто зависит от наличия электричества и интернета.

Преимущества, которые дает регистрация программного РРО для ФЛП:

• Снижение расходов – отсутствие необходимости в покупке кассового аппарата, его обслуживании. Установить ПО можно на любой гаджет (планшет, ноутбук или даже смартфон).
• Надежность – современные программы могут работать в режиме офлайн, даже без соединения с интернетом и налоговой. ПРРО будет работать и давать возможность осуществления расчетных операций до момента надлежащего установления связи с фискальным сервером контролирующего органа осуществления расчетных операций.
• Оптимизация процессов – программный РРО можно интегрировать с платежным терминалом, принтером, маркетплейсом, CRM-системой, вести не одну кассу, а совместить несколько и т.п.
• Возможность формировать электронные фискальные чеки с помощью ПРРО, что актуально для онлайн-торговли.
• Надежная защита данных, доступ к истории операций.
• Книга учета расчетных операций не регистрируется для ПРРО – это еще одно преимущество программного регистратора.

То есть, вам не нужно покупать кассовый аппарат, заключать договор на его обслуживание, регистрировать КОРО. Среди программных РРО есть множество вариантов, наиболее популярные «Чекбокс», «ВчасноКаса», «Е-ЧЕК», «СОТА Каса» и т.д.

Каждая из программ имеет свои особенности – так что выбрать? Тут стоит учитывать сферу ведения деятельности, специфику бизнеса. Вариантов ПРРО сейчас очень много – при условии подробного изучения функционала и консультаций с разработчиками вы сможете выбрать наиболее оптимальный вариант именно для вашей деятельности.

Регистрация ПРРО в электронном кабинете ГНС: процедура, особенности использования

Перед тем, как зарегистрировать ПРРО, следует понять, как он работает. Как выше мы отмечали, ПРРО – это специальная программа, которая осуществляет функции обычного регистратора (кассового аппарата), но дает ряд возможностей благодаря цифровому формату.

ПРРО – это полноценное средство фискального учета, что передает все данные прямо на сервер ГНС, со значительно большим функционалом по сравнению с обычным РРО. Благодаря использованию ПРРО можно значительно упростить как процесс регистрации всех операций и создания чека, так и весь бухгалтерский учет ФЛП.

Пошаговая инструкция регистрации ПРРО предусматривает несколько простых действий:

1. Покупка программного обеспечения.
2. Установка ПО на гаджет – ноутбук, смартфон, планшет и т.д.
3. Подача заявления (надо заполнить форму 1-ПРРО) на регистрацию ПРРО – осуществляется онлайн через Электронный кабинет на сайте ГНС.
4. ГНС, прежде, чем зарегистрировать программный РРО, проверяет внесенную в заявление информацию и в случае успешной ее обработки предоставляет плательщику необходимые данные (фискальный номер ПРРО и др.).
5. Далее необходимо предоставить данные для регистрации кассира для ПРРО – №5-ПРРО.

Если сообщение принято, можно загружать ПО с веб-портала ГНС, выполнить вход в ПРРО и использовать его для проведения операций.

Важный нюанс: работать с программой можно только при условии осуществления регистрации кассира ПРРО. ФЛП может проводить все операции самостоятельно или с привлечением уполномоченных лиц. Для применения ПРРО лицо должно иметь сертификат открытого ключа, внесенный в реестр этого ПРРО. То есть, для работы с ПРРО нужно получить квалифицированную электронную подпись.

Использование кассиром программного регистратора

Если ФЛП хочет зарегистрировать ПРРО, нужно правильно подсоединить кассу к точке и добавить кассира. Именно кассир должен будет открывать/закрывать смены, производить расчетные операции, подписывать электронные документы.

Как выше мы уже отметили, для регистрации кассира ПРРО у него должен быть действительный КЭП. Данные о кассире и его электронном сертификате ключей подаются в налоговую в форме № 5-ПРРО. Если этого не сделать, использовать ПРРО работник (или сам ФЛП, если он выступает в роли кассира) не сможет.

Во время регистрации кассира для ПРРО можно выбрать просто «кассир» или «старший кассир». Несколько кассиров могут использовать один ПРРО – по очереди, при условии закрытия смены предыдущим работником. Если смена не закрыта, сделать это также может старший кассир в приложении. Именно он может входить в смены обычных кассиров, закрывать их.

В случае смены у кассира КЭП предприниматель должен предоставить информацию о новом идентификаторе в налоговую в той же форме № 5-ПРРО. Если кассир увольняется, об этом также нужно уведомить ГНС. Нюансов здесь достаточно много, поэтому ниже мы дадим краткую инструкцию по регистрации кассира для ППРО, но в случае возникновения каких-либо сложностей рекомендуем обращаться к нашим специалистам.

Регистрация кассира для ПРРО: пошаговая инструкция

• Сначала нужно зайти в электронный кабинет.
• Для регистрации кассира в кабинете подается форма №5-ПРРО.
• В форме заполняются данные о КЭП и сертификатах открытых ключей.
• Указывается тип пользователя – это может быть кассир или старший кассир.
• Вводятся сведения о работнике – ФИО, паспортные данные и т.п.
• Форма отправляется – в случае успешного принятия должна прийти Квитанция №2 («зеленая»).
• Информацию о регистрации кассира для ПРРО можно проверить в меню «Программный РРО – Кассиры» электронного кабинета.

Также современные ППРО дают возможность регистрировать кассира прямо через приложение, без подачи формы №5-ПРРО. Например, в программном обеспечении от ПриватБанка есть сервис «Касса», через который можно осуществить регистрацию кассира для ПРРО в ГНС.

Подача формы №20-ОПП и регистрация РРО, ПРРО

Говоря о регистрации кассового аппарата, программного РРО для ФЛП, следует уделить внимание также подаче формы №20-ОПП. Это заявление необходимо для правильного оформления ведения деятельности ФЛП. Если объект не будет внесен в налоговую базу, зарегистрировать РРО или ПРРО на эту «точку» не удастся.

Форма № 20-ОПП подается в налоговую, с заполнением необходимых сведений об объекте и предоставлением документов, что подтверждают право ФЛП пользоваться им. После подачи заявления №20-ОПП налоговая возьмет объект на учет и уже тогда можно зарегистрировать ПРРО, РРО.

Как видите, нюансов очень много и все нужно принимать во внимание при регистрации РРО, ПРРО. В случае несоблюдения какого-либо из установленных требований налоговая откажет в проведении регистрационных действий и все придется начинать сначала. А работать в это время нельзя, ведь проведение операций без регистратора (при условии, что он нужен) будет нарушением.

Типичные ошибки, которые совершают ФЛП во время регистрации РРО и использования регистраторов

Рассмотрим типичные проблемы и сложности, которые возникают у предпринимателей во время регистрации ПРРО, РРО, использования программных и обычных регистраторов:

1. Уверенность, что интернет-продажи не требуют РРО – предприниматели часто думают, что онлайн-оплата через банковский перевод это не расчетная операция. На самом деле, большинство таких операций требует фискализации.
2. Непроведение через кассу возврата товара – ФЛП иногда делают просто обратный перевод клиенту. Но без фискального чека на возвращение это нарушение кассовой дисциплины.
3. Не хранят фискальные отчеты (Z-отчеты) – их нужно формировать каждый день и хранить не менее 3 лет.
4. Забывают обновить КЭП кассира, что является типичной причиной сбоев в работе ПРРО.
5. Не проверяют корректность подключения к фискальному серверу ГНС.
6. Регистрируют ПРРО, но не открывают смену перед продажами – без открытой смены фискальный чек не создается корректно. Такая ошибка часто возникает у новых пользователей ПРРО.
7. Не фискализируют услуги или предоплаты – некоторые проводят через кассу только фактическую оплату, забывая, что авансы и предоплаты также подлежат фискализации.
8. Не проверяют корректность реквизитов в чеках – ошибки в названии субъекта, ИНН, адресе или фискальном номере могут стать основанием для претензий со стороны налоговой.
9. Игнорируют изменения в законодательстве касательно РРО – ГНС регулярно обновляет требования (например, касательно форматов чеков или использования ПРРО). И нужно следить за требованиями по регистрации кассового аппарата, программного РРО, за правилами использования.

Если у вас остались какие-либо вопросы касательно РРО или ПРРО (регистрация кассового аппарата или кассира, использование регистратора и др.) – обращайтесь к нашим специалистам и мы поможем!