Оформлення декретних для ФОП

Перше, що необхідно зробити жінці для оформлення декретних виплат для ФОП – отримати лікарняний. Зазвичай він видається лікарем, який веде вагітність, на 30 тижні вагітності.

Далі рекомендується дотримуватися такого алгоритму дій:

• Зателефонувати на гарячу лінію Пенсійного Фонду України (ПФУ) і запитати актуальний перелік документів для оформлення лікарняного. Також потрібно перевірити реєстрацію е-лікарняного на порталі електронних послуг Пенсійного фонду – це обов’язкова умова оформлення ФОП декретної відпустки.
• Відкрити в банку спеціальний рахунок для отримання виплат.
• Визначити розрахунковий період. Наприклад, лист непрацезданості відкрито на період з 08.09.2024 по 11.01.2025 р. Отже, місяць настання страхового випадку – вересень 2024 року. Місяці розрахункового періоду для цього випадку: вересень 2023 – серпень 2024 р.
• Зібрати квитанції про сплату ЄСВ за попередні 12 місяців включно із місяцем настання страхового випадку (30 тижнів вагітності). Тобто, на нашому прикладі, щоб оформити декретні виплати, ФОП потрібні квитанції з вересня 2023 р. по вересень 2024 р.
• Зробити звірку зі сплати податків в електронному кабінеті платника податків по ФОП.
• Подати до ДПС податкову декларацію з позначкою «Довідкова». Тип форми «Звітна». У декларації слід показати суму ЄСВ, яка була сплачена в році включно з місяцем настання страхового випадку (отримання е-лікарняного листа).
• В електронному кабінеті платника податків скласти ЗАЯВУ про надання довiдки про вiдсутнiсть заборгованостi з платежiв.
• Взяти в банку довідку про відкриття рахунку для соціальних виплат, на який будуть зараховані декретні для ФОП.
• Далі для оформлення декретних виплат для ФОП необхідно скласти довідку-розрахунок у довільній формі, де вказуємо арифметику розрахунку розрахункового періоду та сплачених страхових сум.
• З порталу Пенсійного Фонду України, з поля «Запити на отримання електронних документів» запросити довідку ОК-7.

Документи, які потрібні для отримання декретних ФОП

Наступний крок жінок, що хочуть оформити декрет для ФОП, полягає у формуванні на порталі Пенсійного Фонду заяви-розрахунку. До неї потрібно додати наступні документи:

• довідка з ДПС про сплату ЄСВ;
• письмове повідомлення про відкриття окремого рахунку для фінансування матеріального забезпечення;
• копія виписки з ЄДР або копія витягу з реєстру платників єдиного податку (якщо мова йде про «спрощенця» – наприклад, коли оформлює декрет ФОП 3 група);
• довідка-розрахунок допомоги по вагітності та пологам (форма довільна);
• Довідкова декларація з нарахованим ЄСВ;
• Довідка ОК-7;
• копія паспорту та ІПН.

Після отримання коштів від ПФУ необхідно вивести їх на особистий рахунок та подати повідомлення про отримання виплати до фонду. Якщо під час оформлення декретних ФОП не відзвітує про нарахування допомоги ПФУ, він може ініціювати перевірку. З отриманої суми декретних ФОП не сплачує ніяких податків.

Правила нарахування декретних виплат

Розрахунок ФОП виконує самостійно і тут важливо пам’ятати про низку нюансів. Підприємець самостійно визначає суму єдиного соціального внеску, який сплачує в процесі ведення діяльності. І саме розмір ЄСВ використовується для здійснення розрахунку розміру декретних виплат.

Якщо ФОП сплачував мінімальний розмір ЄСВ (22% від МЗП), то для розрахунків беруть наступні значення: 8000 грн. для квітня-грудня 2024 року, для всього 2025 року сума становить також 8000 грн.

Але середньоденна зарплата, яку обчислюватимемо нижче, не може бути меншою за мінімальний розмір і більше максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Етапи та приклади розрахунку виплати для оформлення декретних ФОП

Нижче ми розглянемо кілька прикладів розрахунку декретних для ФОП. В першому випадку покажемо, якою виходить сума, якщо жінка протягом 12 місяців до декрету сплачувала мінімальну суму ЄСВ в розмірі 22% від мінімальної зарплати, встановленої на місяць сплати.

В другому прикладі покажемо розрахунок для оформлення декретних ФОП в 2025 році за умови, що ЄСВ сплачувався у більших розмірах. Жінка платила не мінімально дозволені суми, а більші розміри внеску і це відповідно дало змогу збільшити суму декретних виплат.

Приклад 1: розрахунок декретних виплат в 2024 році за умови сплати мінімального ЄСВ

Покажемо приклад обчислення декретних виплат ФОП 2 групи. Розрахунок середньоденної заробітної плати здійснюється за попередні 12 місяців перед оформленням листка непрацездатності. Так, якщо жінка пішла в декрет у вересні 2024 року, то враховуються місяці з вересня 2023 року по серпень 2024 року.

Виходить: 6700 х 4 (за вересень, жовтень, листопад, грудень 2023 року) + 7100 х 3 (січень, лютий, березень 2023 року) + 8000 х 5 (квітень, травень, червень, липень, серпень 2024 року) = 88 100/12 = 7341.66/30.44 = 241.18. Тут: 12 – кількість місяців страхового стажу, 30.44 – середня кількість днів у місяці, яку беруть для розрахунків під час оформлення декретних виплат для ФОП.

Сума у розрахунку вийшла 241.18, що менше мінімального розміру зарплати (241.18 х 30.44 = 7341.52, а мінімальна зарплата у вересні 2024 року становила 8000/30.44 = 262.81), а тому для розрахунків взяли суму в 262.81. Отже, жінка ФОП у декреті з вересня 2024 року отримала виплати у розмірі 33 114.06 грн. (262.81 х 126 днів лікарняного).

Приклад 2: розрахунок декретних виплат в 2025 році за умови сплати мінімального ЄСВ

Якщо жінка пішла в декрет у вересні 2025 року, то враховуються місяці з вересня 2024 року по серпень 2025 року.

Виходить: 8000 х 12 (за вересень 2024 – серпень 2025) = 96 000/12 = 8000/30.44 = 262.81.

Тут:

• 12 – кількість місяців страхового стажу;
• 30.44 – середня кількість днів у місяці, яку беруть для розрахунків під час оформлення декретних виплат для ФОП.

Сума у розрахунку вийшла 262.81 х 126 днів. Отже, жінка ФОП у декреті з вересня 2025 року також отримала виплати у розмірі 33 114.06 грн.

Сума допомоги ФОП у 2025 році

Якщо ж ФОП сплачував суми ЄСВ, більші за мінімальні, то і допомога по вагітності та пологах може бути відповідно більшою. Всі ж підприємці, що сплачували соціальний внесок у мінімальному розмірі та виходили у декрет з квітня 2024 року, отримували 33 114.06 грн. (сума допомоги не могла бути меншою за цей розмір). В 2026 році розмір декретних буде більшим відповідно до збільшення суми мінімальної зарплати.

Приклад 3: коли сплачується ЄСВ з суми, розмір якої більший мінімальної зарплати

А тут розрахунок декретних виплат ФОП 3 групи, що платив більші за мінімальні суми ЄСВ. Жінка пішла в декрет 1 березня 2025 року і сплачувала єдиний соціальний внесок кілька попередніх років у сумі, більшій за мінімальну. Отже, для розрахунку виплати потрібно взяти період з березня 2024 року по лютий 2025 року.

Протягом березня-грудня 2024 році ФОП сплачувала страхові виплати з суми 20 000 грн. на місяць. В січні 2025 року сплатила ЄСВ з суми 22 000 грн., у лютому 2025 року – 25 000 грн. Отже, загальна сума бази нарахування єдиного внеску становить 20 000 х 10 + 22 000 + 25 000 = 247 000 грн. Саме з цієї суми ФОП сплатила внесок до місяця виходу у декрет.

Тепер знаходимо суму на 1 день шляхом ділення суми на кількість місяців і днів: 247 000/12 = 20 583,33/30.44 = 676.19. Отримана сума лікарняного: 676.19 х 126 (кількість днів лікарняного) = 85 199,94. Очевидно, що сума більша, ніж в разі, коли ФОП платить мінімальну ставку ЄСВ.

Максимальна сума нарахування ЄСВ для ФОП

Тут варто зазначити, що сума декретних виплат ФОП в 2025 році має певні обмеження. Адже законом встановлено розмір максимальної величини бази нарахування декретних. І максимальна сума, з якої ФОП може сплачувати ЄСВ, становить 20 мінімальних зарплат (в 2025 році сума МЗП становить 8000 грн.). Отже, і коли розраховується розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності у зв’язку з вагітністю, сума розрахунку на місяць не повинна перевищувати максимальну величину бази (160 000 грн.).

Як оформити декретні ФОП: короткий чеклист

1. Перед тим, як оформити декретні виплати ФОП, потрібно переконатися, що ЄСВ сплачений без боргів.
2. Зберегти квитанції, виписки про сплату ЄСВ.
3. Підготувати паспорт, ІПН, виписку з ЄДР.
4. Отримати лікарняний – листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.
5. Перевірити, щоб у ньому не було помилок у ПІБ та датах.
6. Відкрити в банку спецрахунок для зарахування ФОП декретних.
7. Визначити розрахунковий період – рік до місяця настання страхового випадку.
8. Зібрати квитанції по ЄСВ за цей період – сплата внеску є основною умовою нарахування декретних ФОП.
9. Подати в ДПС декларацію з позначкою «Звітна» і показати суми сплаченого ЄСВ.
10. В електронному кабінеті подати заяву для отримання довідки щодо відсутності боргів.
11. Розрахувати декретні виплати для ФОП.
12. Запросити довідку ОК-7 на порталі Пенсійного фонду України.
13. Сформувати заяву-розрахунок на сайті ПФУ, додати документи.
14. Перевірити зарахування коштів на рахунок.
15. Після отримання декретних виплат ФОП повинен перерахувати їх на особистий рахунок.
16. В ПФУ подати повідомлення про отримання допомоги.
17. Використовувати кошти на власний розсуд – сплачувати податки з них не треба.

Типові помилки, які роблять підприємці, оформлюючи декретні для ФОП

Під час самостійного збору та оформлення документів ФОП для отримання допомоги по вагітності та пологах дуже часто припускаються типових помилок:

• Невірно вказані дані в лікарняному – ПІБ, номер листка, адреса та ін.
• Неправильно виконаний розрахунок декретної виплати – невідповідність суми сплаченим ЄСВ, вказання невірного нарахування єдиного внеску, порушення порядку обчислення середньої заробітної плати та ін.
• Подання неповного пакету документів в ПФУ, що тягне за собою подовження терміну нарахування виплат, а іноді – відмову.
• Вказання неправильного номеру спецрахунку, на який планує отримати ФОП декретні виплати, відкриття рахунку не того типу.
• Невірно вибраний період для довідкової декларації.
• Неточно обчислені терміни звільнення від сплати податків, коли ФОП йде в декрет (відповідно до дат в лікарняному, на основі якого здійснюється оформлення ФОП декретної відпустки).
• Ігнорування вимоги щодо повідомлення ПФУ про здійснені декретні виплати, яке надсилається в електронному форматі або поштою.
• Подання заяви про отримання допомоги занадто рано (лікарняний ще не знаходиться в статусі «готовий до виплати») або занадто пізно – коли минуло понад 6 місяців після закриття листа непрацездатності.

Під час самостійного оформлення декретних ФОП обов’язково зверніть увагу на вищевказані моменти. Але кращим рішенням стане звернення до наших фахівців, які швидко зберуть документи та правильно виконають всі розрахунки.

Як оформити декрет для ФОП у податковій, хто може піти у відпустку

Декрет для ФОП в 2025 році можуть оформити «спрощенці» 1 і 2 груп, у яких немає найманих працівників. «Загальносистемники» та платники ЄП 3 групи і так сплачують податки лише за умови отримання доходу – отже, якщо під час декрету прибутку не буде, то і ПДФО, ЄП, ВЗ можна не перераховувати.

Як оформити відпустку ФОП на 1-2 групі єдиного податку

Для оформлення декретної відпустки ФОП 1-2 груп з можливістю не сплачувати податки потрібно мати лікарняний лист. Звільнення від ЄП і ВЗ надається на місяці декрету, що повністю входять в період лікарняного (з першого по останній день).

Нюанси: якщо листок непрацездатності виданий до 20 числа місяця, можна ЄП і ВЗ за цей місяць не платити; за останній неповний місяць податок вже нараховується. При цьому, сплата ЄСВ відбувається в повному розмірі.

Отже, щоб отримати декретну відпустку, ФОП 1-2 груп подають відповідну заяву до ДПС з лікарняним листком. «Загальносистемники» та ФОП 3 групи можуть не сплачувати за період декрету податків за умови, що не отримуватимуть доходу. Незважаючи на те, скільки триває у ФОП декрет, ЄСВ за себе в розмірі 22% від мінімальної зарплати перераховувати потрібно.

Декретна відпустка ФОП: способи оптимізації податків

Які є варіанти оптимізації податків на час, що триває декрет у ФОП: перейти на цей період на 3 групу, закрити справу і відкрити після виходу з відпустки. Проте варто взяти до уваги, що в разі оформлення декретних ФОП після зняття з реєстрації ПФУ нарахує виплати по день ліквідації підприємницької діяльності, якщо ж до – оплатять всі 126 днів.

Якщо у вас залишились запитання щодо алгоритму оформлення декретних виплат та відпустки для ФОП чи необхідних документів, правил здійснення розрахунків, ви можете звернутися до наших фахівців. Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону або заповнюйте заявку – і ми з вами зв’яжемося для обговорення всіх деталей!

Поширені міфи про декретні виплати для ФОП

Міф 1. ФОПам декретні не виплачують

Найпоширеніший міф, з яким ми стикаємося регулярно. Незважаючи на те, що інформація про декретні виплати ФОП широко висвітлюється в мережі і наче вже всі знають, як воно насправді, багато жінок-підприємиць не користуються такою можливістю.

Ми часто бачимо, як не оформлюють декретні ФОП 2, 3 групи, які працюють самостійно. Жінка виходить в декрет, ставить на паузу бізнес і нікуди не звертається за оформленням виплат. А може отримати як мінімум 33 114,06 грн. за 2025 рік.

Міф 2. Достатньо мати реєстрацію ФОП, щоб отримати декретні

Це також міф. Самого статусу підприємця недостатньо для нарахування та виплати декретних. Ключова умова, що забезпечує право на отримання допомоги – своєчасна сплата ЄСВ за 12 місяців, що передують місяцю відкриття лікарняного (хоча б в мінімальній сумі, можна більше).

Міф 3. Якщо закрити ФОП під час декрету, гроші заберуть

Неправда. Виплати не залежать від подальшої долі ФОП, а нараховуються на основі ЄСВ, який був сплачений ФОП за 12 місяців ДО декрету. Якщо на момент настання страхового випадку (оформлення лікарняного) ЄСВ був сплачений, право на допомогу зберігається.

Декретні виплати ФОП 2 групи, наприклад, може отримати навіть за умови подальшого закриття підприємництва (на час, поки жінка не працює під час перших років життя дитини, наприклад).

Міф 4. Оформлення декретних виплат ФОП може здійснити в будь-який момент – і після декрету

Заяву на декретні для ФОП в 2025 році треба подати не пізніше 6 місяців з дня завершення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Але ми рекомендуємо не зволікати і звертатися до ПФУ чи по допомогу до спеціалістів, які допоможуть розрахувати та отримати декретні виплати ФОП, відразу після того, як буде готовий лікарняний.

Міф 5. Декретні виплати для ФОП автоматично зараховуються на підприємницький рахунок

Насправді виплати надходять на особистий рахунок у банку, який вказує застрахована особа у заяві. І це повинен бути не просто рахунок, а спеціальний – саме для соціальних виплат. Під час відкриття рахунку в банку так і треба сказати – для виплати декретних ФОП. Потім взяти виписку і її надати в ПФУ разом з іншими документами.

На цей спецрахунок і надійдуть кошти, але витрачати їх не можна прямо з нього. Треба перерахувати на особистий рахунок (як робите з доходом ФОП, перераховуючи з підприємницького рахунку) і тоді вже розпоряджатися.

Міф 6. Сума декретних у ФОП завжди фіксована і дорівнює мінімалці

Розмір залежить від фактичної бази нарахування ЄСВ і може бути більшим, але НЕ меншим за мінімум. Тобто, за умови сплати ЄСВ протягом 12 місяців до відкриття лікарняного декретні виплати ФОП отримує не менше мінімальної суми.

А якщо жінка сплачувала ЄСВ у розрахунковому періоді в розмірі, більшому за 22% від «мінімалки», то зможе отримати декретні виплати відповідно більші. Для того, щоб дізнатися точну суму, треба все розрахувати. Звертайтесь до наших бухгалтерів – ми допоможемо!