Як зробити правильний інвойс: мова інвойсів, особливості оформлення
Для ІТ-підприємців інвойс, тобто рахунок-фактура, є чи не найголовнішим документом в їх діяльності. За його допомогою можна отримати оплату за надані послуги, також він може замінити акт приймання-передачі виконаних робіт.
Тож дуже важливо розуміти, як правильно його складати, саме тому ми розглянули всі особливості оформлення інвойсів у сьогоднішній статті.
Інвойс – первинний документ
Правильно оформлений інвойс є первинним документом. Водночас законом “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” закріплено обов’язкову умову первинного документу – він має містити відомості про господарську операцію. Статтею 9 цього ж закону передбачено також реквізити, які повинен мати первинний документ, серед них:
- назва документу;
- дата його складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, що є відповідальними за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
За умови наявності в інвойсі всіх перелічених реквізитів, інвойс може замінити акт приймання-передачі наданих послуг та слугуватиме для підприємця первинним документом. Також зверніть увагу, що інвойс має бути розширеним, ви маєте передбачити за які послуги ви отримаєте оплату, хто платник, яка вартість наданих вами послуг.
Також, важливою ознакою інвойсу, як первинного документу, є його оплата. Так листом Мінфіну від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339 визначено, що рахунок-фактура (інвойс), який оформлено належним чином, може виступати підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт або послуг без складання акту приймання-передачі тільки в тому разі, якщо по ньому є оплата і підтверджуючі документи про це.
Зокрема одним з таких документів може виступити розрахунковий або касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, платіжне доручення, квитанція до прибуткового касового ордера або інше.
До того ж, рахунок-фактура може бути складений як в паперовій, так і електронній формі, головне – він повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію (ті реквізити, перелік яких зазначено вище).
Мова укладання інвойсу
Варто також звернути увагу на мову укладання інвойсу: так, згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 усі первинні документи мають бути складені українською мовою. Водночас, у сфері ІТ підприємці часто мають справу з іноземними контрагентами, то ж як бути в такому випадку?
Відповідно до позиції податківців, викладеної в загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДПС – ті документи, які вважаються підставою для записів у бухгалтерському обліку і при цьому складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською. Тож ми радимо робити інвойси одразу двомовними.
В цілому до підготовки інвойсу потрібно відноситися дуже відповідально, адже неправильні дані та цифри в інвойсі можуть стати причиною його недійсності та приводом для відмови в оплаті. Неправильно оформлений інвойс також може значно ускладнити проведення платежу і збільшить терміни оплати. Отже, якщо вам потрібна допомога в підготовці інвойсу – ви можете звернутися до спеціалістів БІП, що значно зекономить ваш час та зменшить ризики допущення помилок.
І пам’ятайте, що потрібно обов’язково зберігати всі виставлені вами інвойси, адже крім того, що вони необхідний вам і вашому замовнику, їх також потрібно зберігати для банку, податкової та інших контролюючих органів.
Забоцька Інна